Wurde mietvertraglich eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart, so muss seitens Vermieter jährlich über die Vorauszahlungen abgerechnet werden. Abrechnungsmaßstäbe für kalte und warme Betriebskosten können dabei variieren. Sollte die Vermieterseite nicht rechtzeitig abrechnen, stehen der Mietpartei diverse Rechte bzgl. künftiger Vorauszahlungen und Nachzahlungen zu.
In der Regel ist ein Abrechnungsjahr für Betriebskosten deckend mit einem Kalenderjahr und beschränkt sich auf den Zeitraum 01.01.-31.12. Vermieterseitig sind Fristen für die Abrechnung eines abgeschlossenen Abrechnungsjahres einzuhalten. Werden diese Fristen nicht eingehalten, so hat dies Auswirkungen auf potenzielle Nachzahlungen und künftige Vorauszahlungen der Mietparteien.
Die Fristen der Betriebskostenabrechnung
Insofern das Abrechnungsjahr der Betriebskosten deckend mit dem Kalenderjahr ist, hat die Vermieterpartei das darauffolgende Jahr Zeit, über die Betriebskosten abzurechnen. Eine Abrechnung nach Kalenderjahr ist dabei der Regelfall. Der Mietpartei ist die formal korrekte Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungsjahr zuzustellen. Die Abrechnung muss der Mietpartei somit zum 31.12. vorliegen, andernfalls gilt diese nicht als rechtzeitig zugestellt. Grundlage hierzu liefert §556 Abs. 3 BGB. Gerade gewerbliche Vermieter rechnen in der Regel spät im Jahr ab.
Welche Folgen hat eine verspätete Abrechnung?
Geht die Abrechnung der Mietpartei verspätet zu, müssen eventuelle Nachzahlungen der Abrechnung nicht mehr geleistet werden. Eventuelle Guthaben stehen der Mietpartei selbstverständlich weiterhin zu. Ferner kann nach Ablauf der Frist die Vorauszahlung für die Betriebskosten einbehalten werden, um hierdurch Druck auf die Vermieterseite auszuüben. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht zu empfehlen, da Einbehalte, unabhängig von eigentlichem Mietzins oder Betriebskostenvorauszahlungen, so noch größeren Streitigkeiten mit der Vermieterseite führen können.
Welche Rechte stehen mir bei einer formal richtigen Abrechnung zu?
Auch wenn die Abrechnung formal richtig und in der Abrechnungsfrist zugestellt wurde, werden der Mietpartei Rechte zur Prüfung der Abrechnung und Anpassung der künftigen Vorauszahlungen eingeräumt:
Einfacher und qualifizierter Einspruch
Gegen die Abrechnung kann Einspruch erhoben werden, sofern eventuelle Maßstäbe oder Mengen in der Betriebskostenabrechnung nicht schlüssig sind. In diesem Zusammenhang steht es der Mietpartei zu, die Belege zur Betriebskostenabrechnung bei der Vermieterin oder dem Vermieter einzusehen.
Anpassung der Vorauszahlungen
Nicht nur vermieterseitig, sondern auch seitens der Mietpartei kann nach erfolgter Abrechnung die Betriebskostenvorauszahlung angepasst werden. Sowohl eine Erhöhung bei vorheriger Nachzahlung, als auch eine Minderung bei vorherigem Guthaben kann für künftige Vorauszahlungen verlangt werden.
Was unterscheidet warme und kalte Betriebskosten?
Prinzipiell muss über warme und kalte Betriebskosten nach den oben genannten Maßstäbe jährlich abgerechnet werden. Kann der Abrechnungsmaßstab bei kalten Betriebskosten in der Regel frei gewählt werden (keine Anpassung im Lauf einer Abrechnungsperiode, jedoch vor neuen Perioden), so muss bei warmen Betriebskosten („Heizkosten“) zwingend nach Verbrauch abgerechnet werden. Hierbei gilt, dass 30% bis 50% nach Wohnfläche und 50% bis 70% nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Grundlage hierfür ist die Heizkostenverordnung, welche zwingend Anwendung finden muss.